ИНЖИНИРИНГ, IT, ИННОВАЦИИ

Наши сайты

Наши ресурсы

Система Orphus

Главная  Проекты

Внедрение электронного документооборота и архива документации

Цель: Организация структурированного хранения и ведения архива технической и организационно-распорядительной документации, обеспечение связи документов в рамках одного проекта.

Заказчик: Нижегородский проектный институт «Нижегороджелдорпроект»
Отрасль: Строительство
Направление: Железные дороги
Стадия жизненного цикла объекта: Проектирование; строительство
Технологии: PDM
Платформы: DocsVision, СУБД Microsoft SQL Server

Проектный институт «Нижегороджелдорпроект» – филиал ОАО «Росжелдорпроект» имеет в своем составе опытных специалистов, которыми в сотрудничестве со специалистами Горьковской железной дороги разработаны различные проекты развития производственных мощностей предприятий Горьковской железной дороги. «Нижегороджелдорпроект» ведет разработку и проектирование предприятий железнодорожного транспорта и их комплексов: железнодорожное путевое хозяйство, депо по ремонту подвижного состава, вокзалы, станции, платформы, корпуса служб управления железнодорожным движением; средние и малые железнодорожные и автодорожные мосты, путепроводы, пешеходные мосты и тоннели, автомобильные дороги; сооружения СЦБ и связи. Численность работников института сегодня составляет 310 человек.

Ситуация

Процессы проектирования предприятий железнодорожного транспорта и их комплексов, проектирования электрификации железных дорог, инженерно-геологических изысканий характеризуются большим количеством документов: сметы, чертежи, расчеты, пояснительные записки, письма заказчика. Сроки исполнения как по проекту в целом, так и по каждому из его этапов являются важными ключевыми параметрами всего процесса проектирования, а закрытие проекта точно и в срок является основной задачей руководства института. На момент начала внедрения системы электронного документооборота институт владел громадным архивом типовых и собственных проектов, самые давние из которых датируются первой половиной XX века.

Руководством была поставлена задача сотрудникам IT-отдела: повысить прозрачность процессов проектирования путем внедрения системы электронного документооборота. При этом на момент начала внедрения системы электронного документооборота институт владел громадным архивом типовых и собственных проектов, самые давние из которых датируются первой половиной XX века.

К выполнению проекта была приглашена компания «НЕОЛАНТ».

Решение

В процессе внедрения была разработана дополнительная библиотека карточек «Проектный документооборот»: карточки «Собственный проект», «Типовой проект», «Тендер», «Договор» и т.д. Разработана технология (регламент) ввода в систему отсканированных образов проектной документации. В канцелярии было организовано «Рабочее место секретаря», оборудованное поточным сканером.

Ключевым сотрудникам института – директору, главному инженеру, заместителям директора, начальникам отделов – были настроены «Рабочие места руководителей», включающие в себя отчеты по исполнению, о ходе работ по проекту, выборка документации по объектам.

Впечатления

По мнению заместителя директора института по информационным технологиям – Чилина Дмитрия Рудольфовича, впечатления можно охарактеризовать одной фразой «Что хотели, то и получили. Поскольку достаточно много времени было потрачено на изучение и сравнение разных систем, то для нас неожиданностей не было. Мы хорошо представляли, что стоит ждать от собственно платформы и её функционала, и при этом у нас не было иллюзий по поводу сроков разработки дополнительных модулей. Одним из самых сильных впечатлений, пожалуй, можно считать то, что развертывание, внедрение системы и её вывод на «минимально контролируемый уровень» удалось сделать самостоятельно, силами одного человека в течение двух дней. Речь идет, конечно, о самой платформе и модуле делопроизводства. Как ни странно, этого оказалось достаточно для запуска процесса сквозной регистрации входящих и исходящих документов, внутренних документов, формирования отчетов, соответствующих бумажным журналам регистрации, запуска заданий и получения отчетов о выполнении. Не так уж мало для двух дней. Дальнейшая работа по разработке дополнительных модулей показала, что результаты адекватны приложенным усилиям. Широкие возможности интеграции DocsVision с различными приложениями нами раскрыты пока ещё не в полной мере, но сейчас мы уверены, что с помощью этой системы нам удастся объединить и на уровне документов и на уровне данных все бизнес-приложения, которые используются в институте».

Результаты

«Динамично развивающаяся система, отвечающая требованиям института. В настоящий момент трудно представить работу института без нашей системы документооборота», – считает Дмитрий Чилин.

Развитие

В настоящий момент компания «НЕОЛАНТ» и Нижегороджелдорпроект ведут совместную работу по типизации решений с целью формирования и распространения открытых стандартов по форматам документов и процессов в организационно-распорядительном и техническом документообороте. Опыт работы «НЕОЛАНТ» с различными системами и успешные наработки Нижегороджелдорпроект в рамках внедрения решений DocsVision призваны помочь многим компаниям выбрать конкретную систему.


Поделиться новостью:

Возврат к списку

3.14zdc

НЕОЛАНТ: новости и события

Новости

В начало страницы